Servizio 6.5 – Ufficio Protocollo

Competenze

L'ufficio protocollo di solito gestisce la ricezione, la registrazione e la distribuzione della corrispondenza in un'organizzazione. Le sue competenze principali includono:

Ricezione della corrispondenza: Accoglie documenti, lettere e altri tipi di comunicazioni indirizzate all'organizzazione.
Registrazione: Assegna un numero di protocollo univoco a ciascun documento ricevuto per tenere traccia della sua ricezione e del suo percorso interno.
Distribuzione interna: Instrada la corrispondenza ai destinatari appropriati all'interno dell'organizzazione, assicurandosi che raggiunga la persona o il dipartimento corretto.
Archiviazione: Gestisce l'archiviazione dei documenti in modo che siano facilmente accessibili per riferimenti futuri.
Supporto logistico: Fornisce supporto amministrativo per le attività quotidiane dell'organizzazione, come la gestione delle prenotazioni di sale riunioni, la pianificazione di appuntamenti e altre attività simili.
Comunicazione interna: Può svolgere un ruolo nella comunicazione interna dell'organizzazione, diffondendo informazioni tra vari dipartimenti o funzionari.

Queste sono le competenze di base che un ufficio protocollo di solito gestisce per facilitare il flusso efficiente delle informazioni all'interno di un'organizzazione.

Tipologia di organizzazione

Ufficio -

Area di riferimento

SETTORE I - Affari Generali - Amministrativi

I sevizi del Settore I - Affari Generali e Amministrativi comprendono:

Segreteria Generale: Supporto amministrativo agli organi istituzionali, coordinamento dei vari uffici comunali.
Affari legali e Contenzioso: Gestione delle questioni legali e delle controversie che riguardano il Comune.
Gestione giuridica del personale: Amministrazione dei rapporti giuridici del personale comunale, contratti e diritti dei dipendenti.
Assistenza organi Istituzionali e Cerimoniale: Supporto agli organi istituzionali del Comune e gestione degli eventi cerimoniali.
URP e comunicazione Istituzionale: Relazioni con il pubblico, comunicazione interna ed esterna delle attività comunali.
Protocollo, notifiche e Albo pretorio: Registrazione della corrispondenza ufficiale, gestione delle notifiche e pubblicazione degli atti ufficiali.
Custodia Palazzo Comunale: Gestione della sicurezza e sorveglianza del Palazzo Comunale.
Centralino: Gestione delle comunicazioni telefoniche in entrata e in uscita per gli uffici comunali.
Servizio Posta: Gestione della corrispondenza, sia in entrata che in uscita, del Comune.
Ufficio procedimenti disciplinari: Supervisione e gestione dei procedimenti disciplinari del personale comunale.
Nucleo di Valutazione: Valutazione delle prestazioni dei dipendenti e delle attività del Comune per migliorare l’efficienza.
Biblioteca: Gestione e promozione dei servizi bibliotecari e culturali per i cittadini.
Servizi scolastici e diritto allo studio: Supporto e gestione dei servizi educativi, inclusi il trasporto scolastico e le borse di studio.